提出された領収書の100％を非常に詳細に確認し、どの経費が承認または否認かについて従業員や上司とやり取りするのが経費精算に対するよくあるアプローチですが、多くの時間を費やすものの、最終的には疑わしいものであっても申請金額の満額を払い戻していることが多いようです。
経費旅費を管理するためのいくつかのポイントをご案内させて頂きます。
・部分的なレビュー
完全なレビューよりもはるかに短時間に済ませることができます。一方、ミスまたは不正の可能性のあるケースが見つかった場合、経費精算所を提出した従業員はその時点から完全なレビューの対象にします。場合によっては過去数年間の経費精算所を確認して、進行中の問題があったかどうかを確認します。さらに、経費精算所がスポットチェックされていることをすべての従業員に通知するのもいいでしょう。正確な経費精算書を提出するのに十分な抑止力になるはずです。
・大きな金額はできる限り会社から直接払う
多くの経費が従業員の経費精算書に記載されないようにすることです。最大の経費項目はほとんどの場合旅費の払い戻しであるため、社内の予約担当者を置いて旅程をチェックしてもらうようにすることです。その結果、不適切な出張が発生する前に停止させることで、提出される経費精算所の合計金額は大幅に減少します。
・経費精算システムを使用する
従業員が経費情報を入力する経費精算システムを作成または購入することです。このアプローチは、手書きやエクセルベースのレポートの誤記入を防ぎ、データ入力の時点で社内規程上のコントロールを効かせることができます。従業員は規程で許可されていない経費をシステム上入力できなくなります。
・規程を作成する
どのような経費が許容され、許容されないか、および規則違反に対して課される罰則を正確に定義します。
⇒すべての経費精算書のレビューを実施することは非常に非効率的で費用対効果が悪いことが多く、スポットの監査で十分だと思います。どの従業員で問題が頻発しているかすぐに明らかになります。また、航空券などの予約を一元化することで管理がし易くなるだけでなく、旅行業者を絞ることができ旅費コストの削減につながります。事後の旅費精算のチェックよりも大幅に節約効果が期待できます。